¿Cómo gestionar de forma eficaz tus salas de reuniones?

“Vamos a ver si encontramos una sala libre”, “he olvidado cancelar la reunión” o “lo siento, pensaba que la sala estaba libre”. A la hora de mantener una reunión, ¿cuántas veces te has encontrado en una de estas situaciones? La gestión de salas de reuniones es una pieza clave para maximizar la productividad de tu organización. Un mal funcionamiento nos hace no sólo perder el tiempo. Sino que, además, genera insatisfacción en el usuario.  De hecho, el 88% de los empleados afirma que las reuniones ineficientes causan frustración en el trabajo.

Gestión  de salas de reuniones: registro y disponibilidad

Las salas de reuniones son el núcleo de la colaboración empresarial porque permiten conectar personas física y remotamente, utilizando tecnología en un espacio óptimo. Pero, ¿ extraemos la máxima productividad de estos escenarios? Dada la importancia y el uso que se les da, se hacen imprescindible los sistemas de reserva eficiente para una correcta gestión de las salas de reuniones.

La mayoría de las organizaciones han creado procesos simples para que los empleados puedan reservar salas de reuniones. Los problemas vienen a la hora de administrarlas, cuando los asistentes no se presentan. Es decir, cuando una sala está reservada y se cancela la reunión sin eliminar la reserva del sistema. Esto tiene un efecto dramático en la disponibilidad de las salas.

Un buen sistema de gestión de salas de reuniones, formal y unificado, evita que esto ocurra a través de un proceso de registro simple. Las salas de reuniones equipadas con pantallas táctiles obligan a los usuarios a registrarse para confirmar su asistencia, mediante código PIN o tarjetas de proximidad. Si el registro de entrada no se lleva a cabo dentro de un período predeterminado (por ejemplo 15 minutos), la sala se libera para estar disponible para otros usos. Este proceso ha demostrado una reducción de la no utilización y un aumento de la disponibilidad de salas de reuniones en un 30% como mínimo.

Solución de gestión de salas de reuniones

Configuración de las salas de reuniones

Además, un sistema eficiente de gestión de salas de reuniones ayuda a entender la verdadera demanda de las salas de reuniones. Por tanto, las decisiones sobre su configuración —por ejemplo, qué capacidad y equipamiento tienen que tener, o en qué plantas y edificios se deben ubicar— se toman en base a datos, no a impresiones, lo que aumenta su eficacia.

Por otra parte, cuando los empleados intentan realizar una reserva de sala, muchas veces no son capaces de buscar con eficacia a través de toda ellas, lo que resulta en una demanda desigual para ciertas salas. Nuestra experiencia muestra un aumento mínimo del 10% en el rendimiento de utilización a través de la adopción de un sistema de reservas de recursos en toda la empresa, que captura la información de reserva en tiempo real para permitir decisiones más informadas.

Principales beneficios de los sistemas de gestión de salas de reuniones

Para los usuarios:

  • Búsqueda rápida de salas de reuniones
  • Búsqueda avanzada de salas a través de múltiples grupos y plantas, incluyendo características y configuración.
  • Rejilla de disponibilidad de salas con la información de reserva configurable.
  • Opción avanzada para reservas de múltiples ubicaciones para organización de conferencias.
  • Gestión de servicios asociados a las reservas.
  • Gestión de visitantes.
  • Notificaciones por correo electrónico.

Para los administradores:

  • Reservas auto-gestionadas.
  • Establecimiento de workflows de aprobación.
  • Aprobación / rechazo / lista de reservas en espera.
  • Búsqueda de reservas.
  • Configuración de recursos y servicios.
  • Configuración flexible de grupos incluyendo horarios de oficina y reglas de reservas integrales.
Ariadna Civantos
Ariadna Civantos
Ariadna.Civantos@ricoh.es

Communication Services Product Manager Junior Ricoh España

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