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Reuniones de trabajo, ¿ladrones de tiempo?

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¿Conoces la regla del 3-30-300? Proviene del mundo de los Facility Managers. A grandes rasgos, proporciona un desglose de lo que paga una organización por metro cuadrado.

Esto es, 3€ por los servicios, 30€ por el alquiler y 300€ por el coste de sus empleados (salarios, beneficios, etc.). Estos números no están escritos en piedra, pero ponen en perspectiva cómo se distribuye típicamente el coste de ocupación de una organización.

Dado que los empleados suponen el mayor coste de una organización, ¿alguna vez te has preguntado cuánto tiempo y dinero pierde tu empresa en las reuniones? Y, ¿qué efecto general tienen las reuniones en la empresa?

Los empleados de oficina participan en una media de 62 reuniones cada mes, lo que ocupa un 35% de su tiempo. Para aquellos que están más arriba en la escala corporativa, esta cifra puede llegar hasta el 50%. En general, las organizaciones dedican aproximadamente el 15% de su tiempo a las reuniones de trabajo. ¡Haz los cálculos para la tuya!

Es evidente que, en algunas organizaciones, las reuniones podrían estar haciendo más daño que bien. La pregunta es, ¿qué podemos hacer para mejorar la eficiencia de nuestras reuniones?

Cinco consejos para maximizar el tiempo en tus reuniones de trabajo

Resérvate el derecho a no aceptar convocatorias que vayan sin agenda

Aproximadamente, un tercio de las reuniones de trabajo no tienen una agenda. Sin unos puntos claros que guíen una reunión, esta puede desviarse fácilmente y degenerar en divagaciones, conversaciones paralelas y temas aleatorios. Todo ello conduce a la pérdida de tiempo y la improductividad en la reunión. De hecho, algunos estudios estiman que el 34% del tiempo empleado en una reunión no añade valor.

¿Cuánto debería durar una reunión?

Discute los tiempos de la reunión antes de aceptar la convocatoria. Los humanos tenemos un sesgo de número redondo. Esto afecta a cómo programamos las reuniones. La mayoría de estas generalmente se programan en partes de 30 minutos o una hora. Si una reunión está programada para una hora, las personas encontrarán la manera de llenar ese tiempo, incluso si está todo resuelto en 40 minutos. Por eso, antes de empezar la reunión, comentad si es necesario ocupar todo el tiempo reservado. Si no te parece adecuado, llega a un acuerdo con los demás miembros.

Incluye siempre una dirección de videoconferencia en la convocatoria

Con el auge de las nuevas formas de trabajar, la movilidad hace difícil decir dónde estaremos mañana o dentro de una semana. Puede que, con un cliente, en un proyecto determinado, en otra delegación, o en casa. El hábito de incluir una dirección de videoconferencia en la convocatoria facilitará la flexibilidad y la movilidad de todos. Es decir, nadie tendrá que cancelar otras actividades que puedan surgir para poder asistir físicamente. Y lo que es mejor, evitará una enorme cantidad de reconvocatorias.

Comunícate a lo “WhatsApp”: sustituye reuniones por plataformas de colaboración

El auge de las plataformas de colaboración como Microsoft Teams, Webex Teams, Zoom, Slack, y tantas otras nos ofrece la capacidad de resolver cuestiones que antes típicamente se trataban en reuniones tradicionales. Estas nuevas herramientas nos dan la opción de poder hacer reuniones asíncronas. Es decir, cada uno participa en el momento que más le conviene. Por eso, antes de convocar una reunión donde todos van a tener que coincidir en el tiempo, plantéate si ese tema se puede resolver a lo “WhatsApp”.

Reuniones efectivas, pon tu tiempo en valor

Para que una reunión sea realmente efectiva, debe finalizar con un plan claro sobre lo que debe hacerse y quién debe hacerlo. Por ello, lo ideal es que al acabar el encuentro el organizador envíe el resumen, con las acciones a realizar a posteriori. Con este pequeño compromiso será más difícil que la reunión caiga en la indeterminación.

¡Ah! Y evita terminar una reunión convocando otra reunión para hacer un seguimiento del progreso de la anterior. Encuentra otras formas de comunicar el progreso. Por ejemplo, una plataforma colaborativa como las que antes mencionábamos.

¿Qué más tener en cuenta en tus reuniones de trabajo?

Puede parecer complicado cambiar algunas inercias, sobre todo si están instaladas en la cultura corporativa. Pero, si te falta fuerza para luchar contra el ladrón de tiempo que son algunas reuniones de trabajo, recuerda: ¿verdad que no vas regalando dinero a cualquiera que te envía una convocatoria? Entonces, ¿por qué tienes que regalar tu tiempo?

Sergi Prats

Sergi Prats

Business Development Manager Ricoh España

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