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Salas de reuniones, el escenario de la colaboración

Nuevos tipos de salas de reuniones

Las salas de reuniones priorizan el acceso a espacios y recursos tecnológicos de valor añadido que fomentan la colaboración y el trabajo en equipo. Así, la configuración de las salas de reuniones se adecúan no solo a la cantidad de personas que colaboran. Sino también a los requerimientos tecnológicos necesarios para llevar adelante los proyectos, impulsando la interacción entre personas y el intercambio de talento.

La oficina está cambiando su papel para convertirse en un centro de valor para el empleado, que cada vez tiene más flexibilidad y movilidad. Dado que ahora cualquier lugar puede ser nuestra oficina, los espacios de trabajo se están adaptando cada vez más para fomentar la colaboración y la comunicación remota entre los diferentes stakeholders internos y externos ubicados en diferentes ubicaciones. De hecho, se prevé que en 2023 los espacios colaborativos supongan el 70% de las oficinas.

Los lugares perfectos para impulsar la colaboración son, sin duda, las salas de reuniones. Estas se están transformando para ofrecer espacios y recursos tecnológicos de valor añadido que permitan colaborar y trabajar en equipo. Cada vez más, la configuración de las salas de reuniones se adecúa tanto a la cantidad de personas que colaboran como a los requerimientos funcionales de los usuarios, es decir, a los usos que se les quieren dar. En función del tamaño y los usos, las salas se equipan con la tecnología necesaria en cada caso, con el objetivo de impulsar la interacción entre personas y la suma de talento dentro de la organización.

Tipos de salas según su función

Existen distintos tipos de espacios o salas en función de su finalidad y tamaño.

Por un lado, están los espacios tradicionales adaptados a las nuevas necesidades de colaboración:

Huddle Room: espacios de interacción para grupos reducidos. Estos espacios multiplican la disponibilidad de los recursos colaborativos.Creativity room Ricoh
Meeting Room: las salas de reuniones con grandes mesas, dan paso a configuraciones orientadas a trabajar en equipo localmente o en remoto.
Board Room: salas corporativas con un enfoque dinámico. Integran la colaboración en las reuniones de comités de dirección y representan la imagen de la compañía. Están dotadas con funciones domóticas y ofrecen gran calidad de audio/video.

Por otra, aparecen nuevos espacios para colaborar:
Open space: son escenarios más informales diseñados para inspirar ideas.
Creativity: se trata de espacios que sirven para desarrollar las ideas en grupo o de forma individual. Cuentan con multitud de recursos que ayudan a dejar fluir tus ideas.
• Espacio social polivalente: son espacios dinámicos polivalentes de grandes dimensiones que se convierten en lugares de colaboración disruptiva.

Videoconferencias fiables y de calidad

Las salas de reuniones incorporan de manera creciente tecnología de comunicación a distancia de uso simple e intuitivo para facilitar y mejorar la experiencia del usuario. Son ya habituales reuniones en remoto a través de videoconferencia que se inician con un solo clic y que mantienen la calidad sin interrupciones. Además, las soluciones más avanzadas son multidispositivo y multiplataforma, con lo que son compatibles con multitud de sistemas y soluciones de diferentes fabricantes.

Gestión de salas

Pero no basta con equipar las salas con tecnología puntera para el desarrollo de las reuniones. También hay que saber gestionar estos espacios de forma eficaz para mejorar la experiencia de los usuarios, a la vez que conseguir empresas más productivas.

Solución de gestión de salas de reunionesUn buen sistema de gestión de salas de reuniones, formal y unificado, ayuda a administrarlas de manera eficiente mediante un proceso de registro simple que obliga a los usuarios a confirmar su asistencia y que libera las salas que no se usan. Este proceso ha demostrado un aumento de la disponibilidad de salas de reuniones en un 30% y un incremento, como mínimo, del 10% en el rendimiento de utilización, gracias a la información de reserva en tiempo real.

Además, una gestión eficiente de salas de reuniones ayuda a entender la verdadera demanda de estos espacios. Por tanto, las decisiones sobre su configuración —por ejemplo, qué capacidad y equipamiento tienen que tener, o en qué plantas y edificios se deben ubicar— se toman en base a datos, no a impresiones, lo que aumenta su eficacia.

En definitiva, las salas son ya el escenario de la colaboración de las organizaciones y, como tales, deben contar con la tecnología adecuada para mejorar la experiencia de usuario y la productividad general.

Ariadna Civantos

Ariadna Civantos

Communication Services Product Manager Junior Ricoh España

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