A todos nos parecen lejanos aquellos tiempos en los que todavía se discutía si las redes de datos eran o no suficientemente fiables y el medio adecuado para integrar además algo tan crítico como el tráfico de voz de las empresas. Hoy nadie imagina que podamos hacerlo de otro modo, hasta el punto de que en todas las empresas no hay sino sistemas ToIP (Telefonía sobre IP), siendo las conexiones entre centros a través de las redes públicas sobre este mismo medio (VoIP o Voz sobre IP).

Sin embargo, la tecnología no deja de evolucionar e innovar para ofrecer a los usuarios mejores experiencias y, a las empresas, ahorros de costes junto con nuevas formas de aumentar la productividad. Esta ha sido la gran promesa de las comunicaciones unificadas largamente ofrecida por la consolidación en las redes de datos. La realidad es muy distinta en muchas organizaciones que siguen teniendo herramientas de comunicación muy disgregadas que producen ineficiencias, costes ocultos y frustración para los usuarios.

Aunque ya disponibles desde hace algún tiempo, la pandemia ha evidenciado cómo los servicios de comunicaciones unificadas en el cloud pueden ayudar a las empresas y usuarios hasta el punto de constituirse como un mecanismo fundamental para la continuidad del negocio.

En los últimos meses hemos vivido de primera mano el boom experimentado por las principales plataformas de colaboración (Microsoft Teams, Cisco WebEx y Zoom, entre muchas otras). Todas ellas ofrecen, además de los servicios de videoconferencia, otros como chat, filesharing, presencia y telefonía. Así, un usuario puede utilizar una misma interface para cualquier modalidad de comunicación que elija, con cualquier usuario que necesite comunicarse, sea este de su empresa o no, y desde cualquier dispositivo (PC, móvil, tableta, sala de reuniones o un teléfono fijo). Pero, ¿por qué debemos migrar los servicios de telefonía empresarial a la nube?

Las 5 razones del boom de telefonía empresarial en el cloud

1. Ahorro de costes:

Permitidme que empiece por algo tan prosaico como el dinero. ¿Habría alguna razón de más peso que esta? Nadie va a iniciar un proceso de cambio y migración tecnológica si no le reporta ahorros. Los proveedores de servicios UC (UCaaS) los desarrollan en plataformas multicliente o multitenant para ser provisionados en modo cloud bajo premisas de economía de escala que se trasladan a los clientes.

Así, se consiguen ahorros en diferentes categorías. Estas son las más importantes:

• Eliminación de servidores, con los consiguientes ahorros de mantenimiento, operación y actualización.
• Racionalización del uso de teléfonos fijos y móviles.
• Mayor flexibilidad para elegir permitiendo la optimización del gasto en este ámbito.

Los servicios UCaaS ofrecen interesantes tarifas de voz (calling plans) que pueden ser una alternativa a los servicios de los operadores tradicionales, pero también modalidades intermedias de BYOC (Bring Your Own Carrier) para permitir que sea el cliente el que elija su operador en cada momento y lugar. Así puedes conseguir el equilibrio óptimo entre tu proveedor UCaaS y tu operadora de telecomunicaciones.

2. Productividad de los usuarios, facilidad de uso y rapidez en la adopción

Se estima que en 2022 el 74% de las empresas pasará del actual 5% de usuarios que trabajan solo presencial, al 100% que trabajará de forma remota. Para aprovechar este cambio de paradigma en el mercado laboral, es fundamental que los empleados dispongan de herramientas de comunicación sencillas, potentes y que puedan adoptar rápidamente.

3. Servicio y disponibilidad

En 2023, más de la mitad de las grandes organizaciones estarán conectadas directamente a un proveedor cloud directamente desde su red WAN.

Sin embargo, las empresas cuentan cada vez con menos recursos especializados para operar, mantener al día e incorporar nuevas funcionalidades a su plataforma de ToIP. Por ello, externalizar este servicio en un proveedor especializado nos aportará la agilidad y eficiencia en costes que estamos buscando, sin renunciar a los niveles de servicio que nuestro negocio requiere, pudiendo obtenerse SLAs de hasta el 99,999%.

4. Flexibilidad

Cada compañía tiene sus propios requisitos y ritmos. Los servicios provisionados en modo cloud son flexibles por naturaleza, pudiendo adaptarse a la evolución del negocio, minimizando las inversiones (CAPEX) necesarias al tratarse de un modelo 100% OPEX. Además, puedes definir tus propias fases de migración, haciendo que esta sea paulatina, llevándote al cloud solo aquellos centros, usuarios y/o servicios que necesites, minimizando así los riesgos.

5. Tecnología e Innovación

Solo desde un modelo cloud podremos acceder y seguir el ritmo de innovación tecnológica a un coste razonable, integrando en nuestras comunicaciones soluciones de Inteligencia Artificial (IA), Machine Learning, IoT y Big Data, entre otras.

6. Sexta y última razón:

Sí. Ya sé que había dicho 5 razones y no 6, pero esta es de regalo y muy sencilla.

En 2024, el 74% de las licencias de comunicaciones unificadas que se compren por las organizaciones estarán basadas en el cloud.

Es decir, dentro de poco, no tendrás otra opción. Dentro de poco, los servicios de comunicaciones unificadas serán cloud o no serán. Y entonces, cuando tengas que llevar tu telefonía empresarial a la nube, te harás la siguiente pregunta: ¿Cuál ha sido el coste de oportunidad pagado por mi empresa por no haber adoptado en el momento adecuado este cambio?

En Ricoh analizamos tu caso y te ayudamos a decidir si ya es el momento de migrar tu telefonía empresarial al cloud, cómo y cuándo hacerlo de manera segura y adaptada a tus necesidades, siguiendo tu propio ritmo.