El 25 de mayo de 2018 entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR en inglés). Este nuevo marco normativo de la Unión Europea hará que las empresas de cualquier tamaño deban cumplir con unos requisitos estrictos de seguridad a la hora de manejar datos.

Lejos de ver la nueva norma como un obstáculo, esta es una excelente oportunidad para que tu pyme no sólo se adapte sino que crezca aprovechando la agilidad inherente al tamaño de tu organización. Pero, vayamos por partes.

Adáptate al GDPR

Lo primero es que adaptes tu organización a la nueva ley. No sólo por las importantes multas que puedes recibir si no lo haces: hasta 20 millones de euros o un 4% de su facturación anual. Sino porque está en juego tu reputación y tu credibilidad en un entorno en el que aumentan día tras días las comunicaciones online a través, por ejemplo, de los asesores virtuales o los chatbots.

Además, la implementación del GDPR hará que tus clientes tengan un mayor control de sus datos personales. Por ejemplo, podrán solicitar acceso a estos datos y tu organización no podrá guardarlos ni recopilarlos sin motivo alguno. También, tendrás que demostrar que los has eliminado apropiadamente. Por eso, es importante que tu empresa tenga la seguridad de los datos personales en su foco. Los pasos básicos para adaptarte a la nueva normativa son:

1. Implementa un proceso claro que defina qué datos gestionar —procesar, almacenar, conservar y eliminar— y cómo hacerlo. Designa a un DPO (Data Protection Officer) como responsable de supervisar toda la actividad relacionada.
2. Mantén y actualiza tu documentación. Nos referimos, por ejemplo, a manuales de protección de datos o inventarios de datos carácter personal. Además, el GDPR te obliga a incluir nuevas cláusulas relacionadas con la protección de datos en todos tus contratos.
3. Realiza evaluaciones del impacto de la protección de datos.
4. Implementa la ‘privacidad por diseño’. Así te asegurarás de que la privacidad se incluye en cualquier proceso nuevo o en productos como las técnicas de seudonimización (por ejemplo, el procesamiento de datos, de tal manera que ya no puede ser atribuido a una persona específica) o la reducción de datos.

Digitaliza tus documentos y crece

Pero, además, el nuevo reglamento GDPR es una gran oportunidad para beneficiarte de la digitalización. Sin duda, ayudará a que las organizaciones optimicen sus procesos de cara al  futuro. Después de todo, ¿por qué sólo sobrevivir cuando puedes crecer?

Ahora es el momento. Aprovecha para digitalizar toda tu documentación en papel. Ten en cuenta que el papel reduce la eficacia general, retrasa el ciclo del proceso de servicio al cliente y limita la visibilidad de los datos comerciales destacados contenidos en los documentos.

La digitalización y la automatización de la información y los procesos de negocio te reportarán importantes beneficios. Entre ellos, destaca la identificación de los datos personales que tienes en tu poder. Además, la captura, el procesamiento y el almacenamiento electrónico de todos los documentos entrantes te permitirán obtener ventajas operativas y competitivas. Así, estarás estableciendo el marco para cumplir con el GDPR a la hora que aumentarás tu productividad y reducirás costes.

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