La primera pregunta que surge al hablar de las soluciones de gestión documental es: “¿Para qué la necesito?”. Es una cuestión totalmente pertinente dado el boom que hay hoy en día en el ámbito de la digitalización. Hay diversas soluciones de gestión documental que, pese a ser interesantes desde un punto de vista tecnológico, tienen una relación coste/beneficio que no es lo suficientemente favorable para dar el paso a invertir en este tipo de tecnología.

3 packs preconfigurados para los procesos documentales clave de tu empresa

Gracias a nuestra experiencia en proyectos de transformación digital, tenemos claro que hay 3 procesos transversales que cualquier empresa lleva a cabo sin importar su tamaño o sector:

– Proceso de compras (facturas a proveedor): La gran cantidad de facturas que tu empresa puede almacenar puede llevarte a retrasos en tus pagos, errores de duplicados y pagos indebidos que te ocasionen mayores gastos.

– Proceso de gestión de expedientes: La excesiva cantidad de expedientes en un departamento puede ocasionar pérdidas de documentación, errores manuales y otras dificultados en su gestión diaria.

– Proceso de firma: Más del 50% de los procesos en cualquier organización están afectados por procesos de firma. Además, cada vez es más común poder firmar en remoto dada la situación actual provocada por la pandemia del COVID-19.

Los 10 beneficios de digitalizar tus procesos documentales con Docuware

En Ricoh disponemos de diferentes packs de DocuWare, nuestra solución de gestión documental, que te ayudarán en tu operativa diaria. Estos packs se han desarrollado en un entorno preconfigurado, fruto de nuestra amplia experiencia en la automatización de estos procesos. Su implantación se ejecuta de forma rápida y eficiente para que puedas empezar a trabajar con DocuWare lo antes posible.

Los principales beneficios de nuestras soluciones preconfiguradas son:

Proceso de compras y gestión de facturas con DocuWare

• Disponer en formato digital de las facturas y otros documentos relacionados, a través de la captura inteligente de datos. Así, se evita introducir datos manualmente en los diferentes sistemas (ERP, CRM, BBDD, etc), ahorrando una cantidad considerable de tiempo de trabajo diario de los empleados.
• Las facturas pasan por un proceso de digitalización certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por lo que se puede eliminar el original en papel.
• Agilizar el proceso de aprobación entre diferentes departamentos. ¿Cómo? Gracias al intuitivo sistema de “workflow” que permite establecer reglas de aprobación entre los diferentes usuarios.

Proceso de gestión de expedientes

Este pack DocuWare ofrece a cualquier departamento la posibilidad de disponer de un mayor control del estado de sus expedientes, lo que se traduce en un ahorro de costes de gestión y en un aumento de la seguridad del acceso a determinados documentos. ¿Cómo?

• Control de versiones de documentos para asegurar que no haya ningún expediente con información caducada u obsoleta.
• Alertas que avisan ante la falta de documentos obligatorios en un expediente.
• Notificaciones en caso de modificación de documentos para un mayor control de seguridad.
• Sistema de búsqueda avanzada de información que reduce el tiempo de los empleados a la hora de encontrar los documentos.

Proceso de firma

Este pack permite disponer del gestor documental DocuWare integrado con una solución de firma digital. En concreto, ofrece:

• La posibilidad de firmar documentos desde cualquier lugar sin necesidad de que el firmante receptor instale nada.
• El proceso de firma dispone de una doble validación para asegurar la identidad del firmante.
• Control absoluto de la documentación que conlleve una o más firmas a través del gestor documental DocuWare. Esto ayudará a cualquier organización que disponga de muchos documentos a firmar a llevar al día la operativa y no incurrir en errores derivados de su administración.

Cualquiera de estos tres procesos es un buen punto de partida para iniciar la digitalización de tu empresa. En Ricoh, llevamos más de 10 años implantando DocuWare en este tipo de procesos. Gracias a nuestra amplia experiencia, diseñamos packs preconfigurados capaces de implantarse de forma rápida y rentable. Se basan en un entorno SaaS (Software as a Service) en la nube. Se trata de un entorno seguro y multiusuario que garantiza la escalabilidad y la adaptabilidad para cualquier necesidad futura.

Para adecuar la solución a tus necesidades, confía en nuestros asesores especializados en consultoría de procesos para realizar un análisis previo.