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Firma digital de documentos y contratos ¿Qué es y por qué puedes confiar?

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La crisis provocada por el COVID-19 ha cambiado el paradigma de trabajo, con un avance radical en términos de teletrabajo a todos los niveles, público y privado, y en todo tipo de empresas.

Hoy en día es imprescindible trabajar en remoto para dar continuidad a nuestros negocios. Y para que las tareas clave del día a día sigan su curso es básica la firma online de los documentos que se mueven a diario por los distintos departamentos de una empresa.

Albaranes, contratos, las facturas, los expedientes, etc. En muchos casos, la gestión de estos documentos empieza con la firma. En este contexto marcado por el teletrabajo, es imprescindible contar con soluciones de firma digital (o firma electrónica) que ayuden a automatizar al máximo los procesos críticos de negocio, sin necesidad de que los firmantes tengan que desplazarse ni entrar en contacto directo.

Hablamos de la firma de cualquier tipo de documentación como pueden ser actas de consejos de administración, ofertas de productos, contratos laborales, contratos de compraventa, activación de servicios, etc.

¿Por qué firma digital online?

La firma digital de documentos online permite realizar esta acción desde cualquier dispositivo móvil de manera fácil y segura, sin tener que estar presentes físicamente y garantizando la integridad y la autenticidad de los documentos tratados.

Con la firma remota puedes enviar documentos y contratos para firmar a cualquier persona con un PC, tablet o smartphone, sin necesidad de que el firmante deba instalar un software o disponga de conocimientos previos, sino que accede directamente desde su navegador web.

Para garantizar la seguridad, se realiza siempre una doble validación vía correo electrónico y OTP (One Time Password) al smartphone del firmante con la que pueda asegurar su identidad.

Es el mejor instrumento para las empresas que quieren agilizar procesos que habitualmente necesitan de varios pasos para formalizarse y permite además automatizar un sistema seguro de recogida de evidencias.

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Firma documentos en remoto y stamp seal, la combinación perfecta

Lo ideal es combinar la firma digital remota con el stamp seal para responder a las necesidades del contexto actual, marcado por la tendencia creciente a la digitalización de los documentos y la necesidad de minimizar el contacto presencial.

El stamp seal es un sello virtual que se emplea en procesos desasistidos, es decir, en los que el emisor no puede intervenir en la firma de una gran cantidad de documentos uno a uno. Es compatible con los certificados de sello de empresa o de administración pública emitidos por los principales prestadores de servicios de certificación y es combinable y compatible con el resto de modalidades de firma.

¿Cómo es el proceso de firma electrónica online?

La firma digital en remoto u online simplifica el proceso de firma que se hace en papel con documentos físicos. Simplemente se tiene que enviar el documento digital al destinatario y esperar que éste lo devuelva firmado.

Para poder realizar la firma digital online todos los firmantes deben disponer de certificado de identidad digital. Además, has de saber que lo que garantiza la validez legal no es la firma en sí, sino el certificado que se emite al firmar.

Pilar Urreta

Pilar Urreta

Responsable de comunicación externa y Content Strategy de Ricoh España

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