Ricardo Montero¿Inviertes demasiado tiempo en la gestión de facturas de proveedores? ¿Te retrasas en los pagos por la dificultad de cotejarlas con los pedidos realizados?
Es algo común a todas las empresas y cuanto más grande es la organización, más problemas plantean.
La gestión de facturas puede parecer un proceso simple. La empresa solicitante coteja la factura del proveedor y procede a pagarse dentro de los términos consensuados entre ambas partes. Pero lo cierto es que muchas veces se convierte en un proceso lento y farragoso que consume grandes cantidades de tiempo y esfuerzo. Incluso, puede generar un conflicto legal entre ambas empresas ante el retraso en los pagos.
¿Por qué es necesaria la digitalización de facturas y documentos en empresas?
De aquí la importancia de automatizar el proceso de digitalización, validación y pago de facturas de proveedores. De hecho, cada día son más las empresas que incorporan sistemas de gestión documental para regular de forma efectiva todo el flujo de información que se mueve dentro de ellas.
Estos sistemas permiten, entre otras muchas funcionalidades:
- La automatización del proceso de digitalización de facturas de proveedores
- El establecimiento de procesos de validación de las mismas
- La autorización de su pago mediante herramientas de workflow
En definitiva, estas herramientas automatizan el procedimiento de forma ordenada. Además, permiten comunicación en ambos sentidos de la cadena de aprobaciones. También dan visibilidad del estado en que se encuentra una factura a lo largo del proceso establecido.
No más facturas apiladas
Los formatos en los que una empresa recibe las facturas de proveedores son diversos. Pueden recibirlas en papel, mediante factura electrónica, archivos excel o pdf enviados por e-mail o intercambio de datos de forma electrónica, entre otros.
Mediante los sistemas de automatización se pueden pasar a digital aquellas facturas recibidas no solo en formato papel. También se pueden importar las recibidas mediante cualquier formato digital. Y, además, se pueden extraer los metadatos contenidos en ellas. Estos permitirán su archivo e indexación correcta para posteriores consultas.
De esta manera los procesos manuales se reducen drásticamente. El archivo se realiza de forma automática, rápida y ordenada. Así, es más fácil consultarlas luego, sin errores, lo que conlleva un ahorro de costes.
Además, la digitalización certificada de facturas en formato papel permite la destrucción posterior de las mismas, siguiendo la normativa establecida por la AEAT. Este proceso certificado también se puede realizar, por ejemplo, con los gastos de viaje, gracias a aplicaciones que incorporan los equipos multifuncionales. Así, tenemos una ventaja añadida, ya que se eliminan los costes de almacenamiento de archivos documentales físicos.
Coteja fácilmente entre facturas y pedidos
Ya hemos transformado en digital, archivado correctamente las facturas de proveedores y extraído los metadatos de las mismas. Ahora pasamos a cotejar dichos datos con los pedidos que en su momento se realizaron y por los que se recibieron las facturas, los cuales tenemos archivados en nuestro ERP.
Validación, autorización del pago y contabilización automática
Hecho el cotejo y comprobado que todo está conforme a lo pactado, que los productos/servicios y unidades de los mismos son los correctos, pasamos a la fase de validación del pago de las facturas mediante el sistema de workflow de autorizaciones que la empresa tiene establecido. Las personas autorizadas pueden consultar a otros participantes en el proceso, comprobar documentación relacionada con el pedido que justifica la factura recibida y establecer criterios de validaciones múltiples en base a las cuantías económicas. A esto último hay que sumar las posibilidades de consulta y validación que permiten las actuales aplicaciones móviles.
Aprobada la factura, ésta se envía para que sea contabilizada automáticamente, archivada en el ERP y se proceda al pago de la misma.
Principales ventajas de la digitalización de facturas
- Ahorro de tiempo de los empleados para dedicarse a otras tareas estratégicas de la empresa.
- Mayor agilidad y fluidez en los procesos internos.
- Ahorro de costes de almacenamiento y custodia de las facturas recibidas en papel gracias a la digitalización certificada de facturas, en base a lo homologado por la AEAT.
- Conseguir descuentos por pronto pago a nuestros proveedores.
- Evitar el fracaso comercial de operaciones por el extravío de documentación.
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Redacción
Pilar Urreta
Sergio Garcia Martinez
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