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¿Cuentas con el software empresarial necesario para afrontar el Coronavirus?

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Tras la crisis del COVID-19, la vuelta a la normalidad trae consigo una serie de retos importantes para tu empresa. Lo primordial es asegurar la seguridad y el bienestar de tus empleados, cumpliendo además con la normativa vigente, y dar continuidad a tu negocio mediante soluciones empresariales para el coronavirus.

Conoce las opciones de software de seguridad y salud en el trabajo para garantizar el bienestar de tus empleados.

Desde el 22 de junio las empresas deben adaptarse al Real Decreto 21/2020 de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria provocada por la COVID-19.

Dicha norma prevé que las empresas adopten las medidas necesarias tanto para asegurar la presencia controlada en la oficina con una distancia mínima de 1,5 metros entre empleados, como para garantizar la trazabilidad de los empleados con el objetivo de informar a las autoridades de posibles contagios en caso de que sea necesario.

Software de seguridad y salud

El actual contexto de crisis socio-sanitaria obliga a las empresas a medir, controlar y analizar la salud de los empleados, así como el acceso, el tráfico y el aforo en espacios corporativos y establecimientos comerciales.

En este apartado se incluyen SharingCloud y Durante, dos de las soluciones más completas para la reserva de salas y puesto de trabajo destinadas a medianas y grandes empresas. Gracias a la tecnología inalámbrica, de sensores y audiovisual, crean un ecosistema seguro para trabajar en la oficina, mediante paneles, pantallas y leds que indican la disponibilidad en tiempo real de las salas de reuniones, los puestos de trabajo y demás espacios de las oficinas.

Otras soluciones empresariales para el coronavirus se basan en el control térmico en el acceso al espacio de trabajo para proteger a los empleados y clientes minimizando los riesgos de exposición. En el mercado hay varias soluciones basadas en cámaras térmicas y tecnología de infrarrojos con una alta fiabilidad y un proceso de detección rápido y eficiente, evitando el contacto directo y minimizando el impacto en el tráfico diario de personas. Marcas como la puntera Flir -proveedor de cámaras térmicas para el Pentágono- se adecúan a las necesidades de cada empresa y ofrecen estadísticas y análisis de datos de medición de temperatura precisos y en tiempo real.

También está la solución Smart Capacity que regula el aforo y gestiona la densidad de personas en tiempo real con un control del acceso de entradas y salidas del espacio basado en vídeo analítica 3D. El sistema reporta en tiempo real datos sobre zonas y momentos de alto riesgo y mapas de calor. En base a ellos, transmite mensajes de seguridad a los usuarios a través de pantallas de digital signage.

Software empresarial “cero contacto”

Por otra parte, cada vez son más necesarios softwares de seguridad y salud inteligentes basados en tecnología de cero contacto o touchless para realizar ciertas acciones básicas en la oficina como imprimir o iniciar una videoconferencia o llevar a cabo una reunión presencial sin tocar nada y evitar así la posibilidad de contagio.

En cuanto a la impresión y digitalización seguras, existe la app gratuita de Ricoh Smart Device Connector, para Android y Apple. Permite imprimir, recibir, digitalizar y compartir documentos desde tu smartphone o tablet sin tocar las multifuncionales, usando conexión directa Wifi o NFC. Además, se integran con cualquier repositorio en la nube como Google Drive, Dropbox, OneDrive o Sharepoint para imprimir y compartir tus documentos allí.

Aparte de la impresión, la realización de videoconferencias y reuniones presenciales también preocupan en la vuelta segura a la oficina. En este sentido, existen soluciones como MeetingConnect que permiten iniciar una videoconferencia desde un equipo de sala, escaneando un código QR desde el teléfono móvil. Y lo mejor de todo, funciona para los servicios de videoconferencia más comunes del mercado.

Participar e interactuar en las reuniones desde tu dispositivo móvil también es posible a través de las pantallas interactivas de Ricoh, otro de los elementos indispensables para la oficina segura. Con Ricoh Integrated Collaboration Cloud (RICC), la solución más completa del mercado para la gestión de las salas de reuniones, se puede iniciar cualquier videoconferencia, compartir contenidos y editar la información proyectada en la pizarra desde dispositivos móviles, minimizando así la necesidad de contacto y reduciéndola como mucho a un único usuario. Funciona con un asistente virtual, 100% español y con tecnología de IA de asistencia por voz.

Por último, la tecnología Smart Locker asigna casilleros de uso individual para la gestión de activos IT o valija interna con acceso las 24 horas sin necesidad de llave. Los casilleros son accesibles mediante lector de tarjetas de identificación o código de barras, con la posibilidad de reservas en línea y evitar así la interacción entre usuarios. Además, esta solución se integra con otros softwares empresariales como los de RRHH y seguridad y ayuda a hacer un uso más eficiente del espacio y a tener un control sobre el parque de casilleros.

Reserva del puesto de trabajo

Como vimos en otro post, existen multitud de soluciones para la reserva del puesto de trabajo: desde aquellas que sirven para gestionar todos los espacios de la oficina (salas, puesto de trabajo, etc.) como las más sencillas, como un archivo Excel con el registro manual de los empleados presenciales.

Para regular y controlar el aforo en las oficinas de forma inteligente y automatizada y mantener la distancia de seguridad entre empleados, una de las soluciones más fáciles de usar e instalar –¡se instala en un solo día!- y con un precio más asequible es Desk Booking.

Se trata de una app que, teniendo en cuenta las ratios de distancia social, permite:

  • la gestión de puestos de trabajos fijos para reservar sitios a personas concretas
  • la asignación automática de lugares de trabajo variables o hot booking,
  • la gestión de plazas de parking asociadas a estos puestos de trabajo
  • la reserva de espacio en el comedor, todo ello.

Además, la aplicación permite al administrador controlar la entrada al edificio corporativo y a cada planta, la consulta de reservas y la extracción de informes sobre el histórico de ocupaciones para que, en caso de que un empleado dé positivo por COVID-19, la empresa pueda informar tanto a las autoridades competentes como a quien haya estado cerca. Esta app ya está siendo utilizada por empresas como Adevinta.

Ricoh Desk Booking

Con la vuelta a las oficinas, uno de los principales retos que estamos afrontando es la gestión y planificación de la distancia social en de lugar de trabajo. ¡Te ayudamos a resolver el problema en un día!

En definitiva, además de habilitar la oficina para que sea segura, todas estas soluciones de seguridad y salud en el trabajo garantizan la continuidad de tu negocio impulsando la agilidad y la creatividad de tus empleados. Estas soluciones empresariales minimizan los efectos del coronavirus en los espacios físicos de las oficinas y protegen la salud de empleados y clientes con una experiencia de usuario profesional y de calidad, a la vez que mantiene una oficina limpia y segura.

Pilar Urreta

Pilar Urreta

Responsable de comunicación externa y Content Strategy de Ricoh España

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