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Software de Gestión Documental: Comparativa funcional y precios

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Adaptar la gestión documental a circunstancias inesperadas; uno de los principales retos de las organizaciones.

Estos momentos de cambios globalizados y de transformación social han traído consigo un cambio trascendental en la estrategia organizacional y operativa de las empresas. Las organizaciones, sin importar su tamaño, se están enfrentando a diversos riesgos como cambios abruptos de demanda del mercado, incremento de costes, retraso o interrupción de procesos. El mundo está cambiando y con él estamos reinventando la forma de trabajar y de desarrollar los negocios. Ahora el lugar de trabajo se encuentra principalmente en nuestro hogar. Por eso, debemos adecuarlo con las herramientas necesarias para que la experiencia de los usuarios sea productiva, práctica e inspiradora.

En este escenario, uno de los principales retos es adecuar la gestión documental al trabajo en remoto y garantizar que la información mantenga su flujo natural de forma segura también a distancia, asegurando así a la continuidad de los procesos organizacionales. De hecho, según un estudio realizado por Quocirca, la crisis del Covid-19 traerá consigo un aumento del 75% en la demanda de sistemas de digitalización documental y optimización de procesos. Por ejemplo, procesos críticos de la organización como la contabilización de facturas deben poder seguir realizándose para no paralizar el negocio.

Sin embargo, las ineficiencias en la gestión de la documentación es algo que está a la orden del día en cualquier tipo de organización. Piensa en ¿Cuánto tiempo invierten sus empleados en introducir datos y almacenar documentos en sus sistemas de IT? ¿Cuánto tiempo pierde persiguiendo a los interlocutores involucrados en un proceso de aprobación? ¿Cuánto tiempo pierde usted en buscar y acceder a un documento? ¿Dispone de un sistema de permisos que le permita controlar quien puede acceder a información delicada y confidencial?

¡Ayer el objetivo era lograr ejecutar de forma eficiente estos procesos, hoy es hacerlos posibles!

A raíz de este nuevo paradigma aparece una nueva materia prima en esta nueva economía digital: Los datos. Las empresas cada vez almacenan y gestiona más datos: Vemos que el crecimiento de éstos es exponencial y se prevé que para 2035 su crecimiento se multiplique x50. En definitiva, los datos hoy en día son un recurso más en la empresa y como todo recurso debe ser explotado, gestionado y almacenado correctamente.

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Debido a esto, y a la creciente demanda de la sociedad por tener mejor acceso a la información, datos claros para la toma de decisiones y trazabilidad de los flujos de trabajo; se dinamiza la transformación de las actividades físicas y manuales, en la digitalización y gestión de la documentación de forma inteligente e integrada en los procesos y procedimientos empresariales.

¿Qué es un software de gestión documental?

Un software de gestión de documental es una solución digital dedicada al almacenamiento, seguimiento y archivo de documentos, implementado de forma local o desde la nube.

Es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida de éste, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. Cualquier persona que forme parte del equipo puede acceder a la documentación, editarla y compartirla mediante el gestor documental.

Te presentamos los siguientes sistemas de gestión documental; descubre sus funcionalidades.

Docuware

Es una plataforma de vanguardia que le permite gestionar, procesar y utilizar la información comercial de forma centralizada, rápida y eficaz. Las capacidades y funciones integrales de este software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo pueden integrarse en cualquier sistema de TI para digitalizar procesos de negocios manuales o basados en papel de cualquier departamento. DocuWare se puede integrar perfectamente en entornos ERP existentes, por ejemplo, la integración de DocuWare y SAP, permite acelerar los procesos financieros, la transferencia de datos y la administración de documentos contables.  La base de este sistema es el archivado estructurado de los documentos en un archivador central. Cualquier empleado que tenga la autorización necesaria puede acceder a toda la información que requiera para su trabajo, tanto si está frente a su PC en la oficina, su casa o como si está utiliza su smartphone. En cuestión de segundos, se obtiene acceso a todos los documentos interrelacionados para un cliente, un proyecto o un proceso empresarial.

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Sharepoint

Gestor documental de Microsoft incluido en todos los planes de Office 365 y M365. SharePoint 2016 ha sido diseñado partiendo de las funciones y novedades ya incluidas en SharePoint Online. Por esto, las diferencias entre estas dos versiones se limitan principalmente al modelo de implementación (on-premise vs cloud). La elección de la versión adecuada de este software de gestión documental tiene mucho que ver con las características de la empresa y cómo puede responder una u otra versión a sus necesidades. Por ejemplo, si una empresa quiere eliminar la infraestructura de hardware interna, la opción más adecuada será SharePoint Online, mientras que, si desea gestionar personalmente todos los aspectos de SharePoint, como el tamaño de archivos, y añadir capas de seguridad al acceso, puede que SharePoint on-premise sea la elección correcta. También existe la posibilidad de utilizar Azure para potenciar la seguridad o el acceso de cada versión de una manera distinta.

Alfresco Content Services

Es un sistema de gestión documental de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar con contenidos electrónicos de cualquier tipo, documento, video, audio, imagen… El producto tiene un enfoque para la gestión de contenidos dado que no sólo ofrece a las empresas herramientas de un clásico sistema de gestión documental, sino que también se ocupa de la gestión y gobierno de la información con su módulo Alfresco Governance Services, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (bajo el motor Activiti), gestión de procesos empresariales, reglas de negocio, etc. Esta versatilidad hace que Alfresco sea un producto dirigido a grandes y medianas empresas, que puedan aprovechar todas las ventajas que ofrece. Es una plataforma que ofrece un gran rendimiento y que permite el almacenaje y explotación de cientos de millos de documentos, permitiendo adaptar y escalar su arquitectura para dar respuesta a los escenarios más exigentes.

OpenText Content Suite

Es el software de gestión documental o Enterprise Content Management (ECM) de OpenText. El proceso de implementación depende mucho del tamaño de la empresa, así como del grado de madurez de las políticas de gestión de información que tenga la empresa. OpenText tiene un acuerdo desde hace más de dos décadas con SAP, por el que le convierte en strategic partner. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no es el único software de gestión documental que ofrece una buena conexión con SAP.

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Ricoh mejora el entorno de trabajo a través del uso de tecnologías y servicios innovadores, facilitando el trabajo inteligente a las personas. Por eso nuestro objetivo es fomentar los lugares de trabajo digitales y apoyar al tejido empresarial en mantener la continuidad de su actividad.

Natalia Caicedo

Natalia Caicedo

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