Cada vez más empresas de todos los sectores están empezando a adoptar y beneficiarse de las políticas de trabajo flexible, lo que permite a los trabajadores hacer el trabajo dónde y cuándo quieran. El trabajo flexible muchas veces aumenta el compromiso, la felicidad y la eficiencia por lo que cada vez más empresas implementan políticas de trabajo flexible y las denominan también políticas de trabajo ágil. Pero, ¿qué más ha cambiado aparte de los horarios y lugares de trabajo?

En la mayoría de los casos, no mucho. Las organizaciones siguen siendo iguales, sin mejorar ni mostrar mucha proactividad para cambiar. Muchos departamentos todavía trabajan espacios de trabajo unipersonales y los cambios tardan en implementarse. Siendo realistas, la nueva política de trabajo ágil simplemente implica menos personas en las oficinas, especialmente los viernes.

¿Qué es un trabajo flexible?

El trabajo flexible implica dar a los empleados opciones como dónde y cuándo quieren trabajar. Los tipos de trabajo se pueden dividir en 4 categorías: concentración, colaboración, contemplación y comunicación. Una política de trabajo flexible permite a los empleados trabajar de la forma que más se adapta al tipo de trabajo que se realiza.

La implementación de la política de trabajo flexible en Ricoh ha llevado a una mejora del compromiso, bienestar de los empleados y los resultados de su trabajo. La política de trabajo flexible requiere una gestión del cambio eficaz, aceptación desde el equipo directivo hasta los líderes de equipos y todos y cada uno de los empleados. El trabajo flexible requiere confianza plena en los trabajadores, independientemente del lugar de trabajo, así como en diferentes formas de trabajar para lograr los objetivos. Colaboración y comunicación deberían estar a la disposición de todos los empleados, no solo en reuniones presenciales, sino también a través de otros formatos. Para esto se necesita una tecnología adecuada, tanto en términos de hardware como software, para conseguir resultados.

¿Qué es un trabajo ágil?

El trabajo ágil, aunque por un lado es parecido al trabajo flexible, no significa lo mismo. Mientras el trabajo flexible permite a las personas trabajar dónde y cuándo quieran, el trabajo ágil supone integración completa en todo lo que la organización hace (y no hace).

Crear una fuerza laboral ágil a menudo significa un cambio completo en la forma en que la organización opera día a día. Aunque el trabajo ágil es diferente de la gestión ágil de proyectos, se basa en los principios del ‘Manifiesto Agile’ y los incorpora al funcionamiento diario de la empresa. Se fomentan formatos ágiles, como presentaciones y retrospectivas participativas, se eliminan los espacios de trabajo individuales y se fomenta el trabajo en equipo para lograr un objetivo común, proporcionando de forma continua valor al cliente. En este contexto, se promueven relaciones abiertas y honestas entre los trabajadores y críticas constructivas. Una fuerza de trabajo ágil es consciente de los cambios que ocurren con los productos, proyectos y servicios, está preparada para afrontarlos y adaptarse a estos cambios.

Las principales diferencias

Aparte de estas diferencias obvias entre el trabajo ágil y flexible, también hay otras que son más sutiles.

1. Un trabajo flexible no hace que la organización sea más ágil, una fuerza laboral ágil sí

Las organizaciones están lanzando nuevas políticas de trabajo flexible y cada vez hay más personas que trabajan desde cafeterías, sus casas, bibliotecas. Pero, algunos todavía están sentados en su escritorio, muchos en el mismo donde han estado durante los últimos 20 años. Entonces, ¿qué más ha cambiado aparte del lugar de trabajo? ¿Son las empresas más eficaces para enfrentarse al cambio?

Una política de trabajo flexible no soluciona estos problemas, pero una fuerza laboral ágil sí que puede conseguirlo. Teniendo los principios de trabajo ágil en la mentalidad de los empleados y la organización, se crea un ambiente mejor preparado para afrontar y adaptarse a los cambios así como para fomentar la innovación.

2. Trabajo flexible centrado en los empleados vs. trabajo ágil centrado en la organización

Un trabajo flexible está diseñado para brindar a las personas un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. También se ha demostrado que mejora el compromiso y el bienestar de los empleados, aumenta la productividad y la retención del talento, pero también reduce el riesgo de las enfermedades. De esta forma, un trabajo flexible está centrado en los empleados aunque también beneficia las organizaciones. Sin embargo, una política de trabajo ágil está centrada en la organización o en el cliente. En ambos casos los beneficios de una política de trabajo ágil se basan en los objetivos de la organización o en formas de alcanzarlos.

3. El trabajo flexible, un cambio de hábito; el trabajo ágil, un cambio de mentalidad

Implementar una política de trabajo flexible supone un cambio de hábito para las personas que ahora pueden trabajar desde donde sienten que conseguirán mejores objetivos, en lugar de ir a la oficina de lunes a viernes en horario habitual. Eso implica que los proyectos y las tareas todavía pueden realizarse por encima del tiempo y presupuesto establecido, pero todo esto puede pasar mientras se disfruta de un café con leche en una cafetería en lugar de hacerlo en oficinas tradicionales.

Tener una fuerza laboral ágil crea un negocio fluido en el que el equipo brinda valor al cliente de forma continua. Esto no significa que los errores no puedan suceder, pero se aceptan y se aprende de ellos y, de esta forma, se pueden conseguir mejores resultados a largo plazo.

4. Un trabajo flexible puede llevar a menos reuniones cara a cara, algo que el trabajo ágil intenta fomentar

El sexto principio del ‘Manifiesto Agile’ dice que “El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara”. Sin embargo, vemos que a menudo el trabajo flexible se contradice con este principio ya que con cada vez más personas trabajando desde distintos lugares, las reuniones cara a cara no son viables, aunque si a través de reuniones online. Sin mencionar a las personas que realizan múltiples tareas de forma simultánea o escriben correos electrónicos mientras están en el teléfono.  Y todos sabemos que muchas veces las reuniones personales y ad hoc pueden llevar a estos momentos de inspiración que todos necesitamos con algunos de los proyectos más difíciles.

La era de la fuerza laboral flexible está aquí para todo tipo de empresas. Sin embargo, solo aquellas con una fuerza laboral verdaderamente ágil tendrán éxito en este mundo en constante cambio.