En línea con el proceso de digitalización que Ricoh impulsa en las organizaciones, hemos adaptado nuestra aplicación Ricoh Expense Manager de administración de gastos de viaje a los requisitos establecidos por los nuevos requisitos en la normativa del IVA (Suministro Inmediato de Información) y al gran volumen de datos derivados a gestionar.

Pero, ¿qué es la normativa para el Suministro Inmediato de Información (SII)? Consiste en el envío electrónico en tiempo real de todas las operaciones que deben figurar en los libros de registro del IVA. Afecta a los contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (Redeme), las empresas que cuenten con una facturación anual de más de 6 millones de euros y los grupos de IVA.

En respuesta a esta necesidad, ahora Ricoh Expense Manager cuenta con un módulo para solucionar la problemática que el SII comporta en la gestión de los gastos de los viajes de empresa, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la productividad de las organizaciones y acompañar a los empleados en la transformación digital de sus hábitos digitales.

Extracción automática de datos

Gracias a un nuevo y reforzado sistema de lectura automática de datos, Ricoh Expense Manager lee todos los datos necesarios para el SII que figuran en cada factura y elimina toda la burocracia extra asociada.

Así, el nuevo sistema de lectura automática elimina la introducción manual de datos y garantiza la corrección de los mismos. Además, es el más potente del mercado y procesa anualmente un volumen de 5.000.0000 de documentos.

Directo

Ricoh Expense Manager pone a tu disposición una pasarela para poder enviar directamente los gastos de viaje a la Agencia Tributaria. De forma automatizada o tan solo apretando un botón podrás remitir toda la información de manera automática. Los datos también son accesibles mediante API por lo que, si lo prefieres, puedes automatizar el volcado de la información SII desde Ricoh Expense Manager hasta tu ERP y realizar el envío a la AEAT desde allí. Por último, también puedes exportar la información SII a un fichero en formato estándar (CSV, XML).

Inmediato

Tras enviar la información a la AEAT, procesamos la respuesta e inmediatamente te la trasladamos para que puedas actuar al momento y volver a enviar los datos si es preciso. Hay que tener en cuenta que la entrega de los datos a la AEAT se tiene que realizar dentro de un plazo de 4 días desde la fecha de contabilización, incluyendo las correcciones que demande la Agencia Tributaria.

Por ello, hemos desarrollado diversas herramientas para que el proceso te resulte claro, ágil y rápido: la aplicación puede enviarte notificaciones por e-mail, tienes la posibilidad de hacer una edición múltiple de los gastos, y puedes ver el estado de tus envíos —pendiente de envío, pendiente de corrección, aceptado…— en la nueva interfaz.

Ágil

Ricoh Expense Manager no sólo es un sistema robusto y potente, sino que también es flexible, ya que la plataforma es capaz de adaptarse con agilidad a los nuevos formatos de tiques y a un sistema que, todavía a día de hoy, está acabando de consolidarse.

Trazable

El nuevo módulo SII de Ricoh Expense Manager permite la trazabilidad de los datos. Como todos los movimientos quedan registrados, en cualquier momento podrás acceder al histórico de eventos y podrás ver de forma sencilla el camino que ha seguido un determinado gasto dentro del módulo: extracción de datos inicial, envío a la AEAT, corrección manual… Podrás saber quién y cuándo hizo cada acción.

¡Digitaliza la gestión de tus gastos de viaje con el nuevo módulo SII de Ricoh Expense Manager!